Cuenta de Cobro: Formato Para Personas y Empresas

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Si necesitas recobrar algún dinero que te deban puedes usar una cuenta de cobro, este es un archivo que te facilita reclamar al moroso que haga la cancelación del monto que debe. En este archivo se prueba que la otra sección consiguió un deber que puede ser en un ingreso para ti. En este texto te vamos a enseñar más sobre este archivo y qué tienes que llevar a cabo para usarlo.

📌 Menú Rápido
  1. ¿Cómo Trabaja la Cuenta de Cobro en Colombia?
    1. ¿Funciona Como Sustento Fiscal?
  2. Formato de una Cuenta de Cobro
  3. Soportar Costos y Deducciones Usando Cuenta de Cobro
  4. Usos Para Personas que Prestan Servicios en el Régimen Simplificado

¿Cómo Trabaja la Cuenta de Cobro en Colombia?

Las cuentas de cobro son documentos que aceptan a un individuo pedir la cancelación de una deuda o pago, detallando que había un convenio previo por parte del moroso para anular ese monto.

Sin embargo, es sustancial entender que las cuentas de cobro no son documentos con valor ejecutivo, esto significa que una cuenta de cobro por sí sola no es aval bastante para reclamar judicialmente el pago de la deuda, debido a que para que sean funcionales tienen que estar acompañadas de un archivo agregada que sí posea valor a nivel judicial, como es la situacion de las facturas o algún contrato.

Desde el criterio legal, las cuentas de cobro son nombradas en el artículo 666 del código civil donde se sugiere lo siguiente:

“Derechos personales o créditos son los que sólo tienen la posibilidad de reclamarse de algunas personas que, por un hecho de el o la sola disposición de la ley, han contraído las obligaciones correlativas; como el que tiene el prestamista contra su moroso por el dinero prestado, o el hijo contra el padre por comestibles. De estos derechos nacen las acciones personales.”

Más allá del artículo mencionado, no hay acompañamiento bastante (judicialmente hablando) para hacer el cobro de una deuda sin que se posea un archivo con mérito ejecutivo. La causa radica en que la cuenta de cobro no tiene uno de los requisitos para ser considerado encabezado ejecutivo, que no procede del moroso debido a que quien lo emite es el acreedor.

¿Cómo llevar a cabo una cuenta de cobro?

¿Funciona Como Sustento Fiscal?

Este es otro error habitual que comenten la gente al utilizar las cuentas de cobro: utilizar el archivo como un aval o sustento fiscal y sucede que, del mismo modo que no tienen mérito judicial, tampoco tienen mérito fiscal frente a la legislación tributaria, ya que no se considera a este archivo como el semejante a una factura.

De esta forma lo detalla el artículo 771-2 del Estatuto Tributario al comentar de los soportes de costos y deducciones válidos. Sin embargo, el artículo 1.6.1.4.4 del decreto 1625 emitido en el 2016 sugiere lo siguiente:

“Conforme con el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, quienes están en la obligación legal de facturar tienen que cumplir esa obligación expidiendo factura de venta o archivo semejante con el lleno de los requisitos y condiciones previstas en la ley, sin perjuicio de lo predeterminado para las operaciones de los causantes del Impuesto sobre las Ventas correspondientes al régimen hecho más simple.

Por consiguiente, a quienes estando en la obligación de facturar emitan documentos diferentes a la factura de venta o archivo semejante así como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o semejantes, se les impondrá la sanción de cierre del lugar de comercio acorde con el artículo 652-1 del Estatuto mencionado.

Además, van a ser objeto de revisión integral de su circunstancia tributaria con fundamento en las facultades del artículo 684 Ib., en particular de la presunción de capital en ventas acorde con los artículos 756 y siguientes del Estatuto Tributario, y de la imposición de las otras sanciones a que haya lugar“.

Al leer el artículo tenemos la posibilidad de constatar cómo se excluye de manera clara y concisa a las cuentas de cobro como un aval tributario, al punto de llegar a sancionar a esos que incumplan con esta ley cerrando su compañía por un tiempo ya establecido y ocasionando haya una exploración de su historial tributario.

Formato de una Cuenta de Cobro

Aunque las cuentas de cobro no tienen carácter legal, tienen la posibilidad de ser utilizadas para cobrar una venta realizada de un producto o servicio. Aunque tienen que ser usadas por personas cuyo régimen hecho más simple no emita facturas o algún archivo equivalente pero que tampoco tengan la obligación de llevarlo a cabo.

Así lo sugiere el artículo 42 del decreto 3541 de 1983 y el artículo 511 del Estatuto Tributario. De igual modo, no es requisito anunciar una cuenta de cobros si se expide una factura por la transferencia realizada.

Al instante de llevar a cabo la cuenta de cobro hay que acompañar con una copia del RUT, siempre que sea la primera oportunidad que se pide el pago a la compañía acreedora de la deuda.

En el archivo se sugiere la proporción de dinero que hay que y suponiendo que la compañía haga retenciones hay que añadir el valor correspondiente a la retención que hay que restar del monto y el total a realizar los pagos. Hay que tomar en cuenta que el valor de las retenciones es variable en relación de la compañía, por lo cual hay que preguntar para cada caso de manera sin dependencia.

Otros datos complementarios que debe llevar la cuenta de cobro son:

  • El nombre de la compañía o persona a la que se le va a realizar el cobro adjuntado con su número de NIT respectivo.
  • La fecha donde se ejecuta la transferencia.
  • El criterio del cobro.
  • Tiene que haber un número de secuencia que señale a cuál forma parte la transferencia realizada dentro de todas las que fueron emitidas.
  • El monto a anular adjuntado con el valor de la retención.

Soportar Costos y Deducciones Usando Cuenta de Cobro

Es evidente que las cuentas de cobro no son válidas para ser usadas como sustento fiscal o judicial, pero sin embargo son emitidas para realizar los pagos bienes y servicios, por lo cual hay que encontrar una forma para lograr aguantar legalmente estos pagos.

Lo mejor es poder conseguir una factura como registro de la operación llevada a cabo, pero en esos casos cuya persona no está obligada a emitirlas se le debe pedir que nos lleve a cabo una cuenta de cobro para lograr tener un aval con el cual el contribuyente logre trabajar, esto sí es un requisito obligación correcto por el artículo 1.6.1.4.40 del decreto 1625 emitido en el 2016.

El contribuyente en estas situaciones tendrá que usar la cuenta de cobro para llevar a cabo un archivo que ande como un semejante de un sustento fiscal. Dicho de otro modo, para ofrecerle valor fiscal a las cuentas de cobro, es requisito que el contribuyente que las reciba emita un archivo reconociendo que poseía una deuda con el proveedor, la cual fué cancelada y la cuenta de cobro es el registro de esa transferencia llevada a cabo.

Esto se hace para señalar que una de las partes está reclamando un pago en tanto que la otra reconoce la obligación que tiene de cancelarla.

Para que logre trabajar como sustento fiscal hay que tener más grande rigurosidad en relación a la información que debe contener la cuenta de cobro. Todas tienen que contener la información que se sugiere en el apartado previo sin distinción alguna.

Además es importante poner énfasis que en el final no es la cuenta de cobro la que trabaja como aval fiscal, más bien es el archivo que nosotros emitimos, debido a que va a ser este (con la copia de la cuenta de cobro, claro está) el que agregaremos a nuestras deducciones. Por lo tanto, es compromiso del cliente y no del proveedor hacer todos los métodos pertinentes antes descritos.

Además, si el proveedor está en la obligación de anunciar factura fiscal, no se hace primordial que sea difundida una cuenta de cobro y suponiendo que ocurra, esta solo va a tener valor informativo para la compañía que lo emite, indiferentemente de que se lleve a cabo el archivo primordial para ofrecerle valor fiscal.

Usos Para Personas que Prestan Servicios en el Régimen Simplificado

Como se dijo hasta ahorita, las cuentas de cobro tienen la posibilidad de llegar a usarse como un aval fiscal siguiendo los pasos pertinentes, pero además tienen la posibilidad de ser usados por quien presta el servicio o vende el producto para reclamar la cancelación del pago correspondiente cuando estos se retrasan o no son completados por parte del cliente.

Lo exclusivo es que solo tienen la posibilidad de llevar a cabo la gente del régimen hecho más simple del IVA que no estén emitiendo facturas ni documentos semejantes, pero que expidan cuentas de cobro (debido a causas particulares). En estas situaciones este archivo va a servir como un aval jurídico para pedir el pago pendiente a los usuarios que no hayan cancelado aun.

Estas situaciones particulares se dan cuando la gente o compañias que hacen la transferencia forman parte al régimen habitual y han desarrollado el archivo que otorga sustento fiscal a la cuenta de cobro. Suponiendo que el cliente no pertenezca al régimen habitual, haría falta otro archivo que posea valor fiscal para lograr reclamar el pago de la deuda.

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